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经济危机下如何降低IT运维成本

2019-10-09 18:38:50来源:励志吧0次阅读

众所周知,信息化管理成本一直居高不下,这成为了很多CIO的心病。长久以往,就让他们有一种“谈费色变”的心理。其实,CIO要控制信息化成本的支出也不是不可能,主要在于我们肯不肯去做。下面笔者就谈谈自己在这方面的一些尝试,或许能够对大家有所帮助。

一、 严格限制使用彩色打印。

因为我公司经常需要打印彩色文件给客户,如产品的图片,设计图纸等等。所以,在购买打印机的时候,购买了一台彩色的网络打印机,如此的话,设计部门、销售部门、质量部门等等都可以打印彩色的文件给客户。但是,现在发现一个问题,就是彩色的墨粉特别的费,一年的话,彩色墨粉平均需要六组,也就是说,两个月需要一组。经过调查发现,原来很多人在打印文件的时候,即使不需要彩色的,他们在打印的时候也不会去设置需要的黑白的模式,直接按打印按钮。经过一段时间的调研,发现所打印的彩色文件,只有10%左右的真正需要彩色的,而其他打印文件对于彩色的要求都是可有可无的。

我们企业采用的是HP的彩色网络打印机,购买的彩色墨粉橘红、黄色、蓝色一组的话,估计要1500元左右,现在一年光彩色粉就需要9000左右。若能够控制彩色打印,则一年下来,也可以省下不少的钱。为了严格控制彩色打印,我在管理方面做了一些尝试。

首先是通过管理制度控制彩色文件的打印。在信息化管理制度上,严格规定只有在必要的情况下才能够打印彩色文件。默认情况下,在打印文件时,都必须选择灰色打印模式。但是,可惜的是,光从制度上很难控制员工的打印行为。很多员工认为每次打印配置麻烦,不原意这么做。最后,这个制度的效果一般般,没有起到很明显的效果。

其次,我就让网络管理员在打印机中装入空的彩色粉盒。当用户需要打印的时候,就告诉网络管理员,让他们去安装彩色粉盒。如此的话,在一般情况下,只能够打印黑白文件。彩色墨盒为空并不影响黑白文件的打印。这个手段执行了一段时间之后,效果是不错,但是,就是操作起来比较麻烦。有时候网络管理员不再座位上的话,还会引起员工的抱怨。而且,有时候,员工彩色文件打印完毕后,网络管理员没有及时更换空的彩色粉盒,仍然造成浪费。再说,频繁的更换粉盒,对于打印机与粉盒来说,都会有一定程度的损害。这个方法执行了一段时间之后,由于有以上的种种缺点,最后还是以失败告终了。

最后,我采用了一个比较笨的方法。就在设计部门、销售部门中,各在一台电脑中装了彩色打印机的驱动程序。也就是说,现在只有这两个部门的两台电脑可以打印彩色文件。而其他电脑都只能打印黑色资料。当他们需要打印彩色文件的时候,必须把资料通过“共享”或者“邮件”的方式传送给他们可以打印彩色文件的员工,然后有他们进行打印。如此的话,一些员工出于传送的麻烦,所以,在没有充分必要的情况下,都不会打印彩色文件。这虽然给员工的工作带来了一定的麻烦,却起到了很好的效果。后来,我进一步改善这个方法,在这台网络打印机旁边放了一台旧电脑,上面设置一个共享文件夹。当用户需要打印某个彩色文件的时候,只要把文件复制到这台电脑上,然后通过这台电脑进行打印。如此的话,就可以避免打捞其他员工的正常工作。采取这种控制措施以来,现在一年下来,基本上只需要一组彩色粉盒即可。而原来则需要六组,整整省下了五组,大概节省了七千多元钱。

可见,由于彩色粉盒的昂贵,特别是激光打印机的彩色粉盒。所以,若能够控制彩色文件的打印,则可以很明显的减少彩色粉盒上面的支出,从而消减企业信息化管理的成本。

二、 按部门来计算信息化成本的支出,实现包干到户。

我们都知道,若吃大锅饭的话,则浪费现象会比较严重。相反,若能够包干到户的话,则可以明显减少成本的支出。这个道理,不仅在企业管理中有效,在信息化管理中,也是有效的。

我们企业在刚开始信息化方面设计的时候,就是这种大锅饭的设计思路,结果导致信息化管理成本居高不下,造成了很多的不必要的浪费。如在打印方面,由于我们采用的是网络打印机,多个部门共用一台打印机,如此的话,大家就觉得,反正不是我的,我想怎么打就怎么打。结果经过调查发现,很多员工都随意打印文件,有的甚至在打印小说。这就使得企业的打印机支出一直保持在高位。不仅打印机如此,其他方面,也是如此。如一个鼠标,可能有点不怎么灵活,但是仍然不影响正常办公。但是员工认为这不是自己出钱,就向信息部门索要新的鼠标等等。类似吃大锅饭的情形还有很多。

由于信息化成本没有包干到户,没有最终统计到员工个人身上,这就导致了在信息化管理过程中,造成了很多浪费的现象。我与企业财务总监商量过之后,准备执行包干到户的政策,把信息化管理方面的部分支出,也计入到部门的费用控制上面。想通过这种方法,看看能否把企业高昂的信息化管理成本降下去。

在网络打印机上,我为每个员工都设置了一个用户名,如此的话,打印机就会自动统计员工到底打印了几页纸,然后把发生的打印机支出每月分摊到各个员工身上。在一些电脑配件的采购上,采购成本的支出也计入到员工身上。争取把每一项信息化管理来方面的支出,都能够直接找到对应的人来承担。而部门的费用支出又直接跟部门的考核相关,跟员工的绩效考核奖金挂钩。这么操作的话,员工在一定程度上,就会控制自己在信息化管理上的支出。如这种制度执行一段时间后,很少有人利用公司的打印机打印小说;一些办公设备,如鼠标,也要等的影响到工作了的时候,他们才向信息化部门提出更换的要求。

半年后,经过财务部门的统计发现,由于采取了包干到户的管理政策,信息化管理成本明显下降。如打印机的支出、A4纸的用量、鼠标键盘等的采购、信息化设备的返修率等等,都有了明显的降低。虽然可能这些费用不是很高,但是积少成多,半年下来,也可以节省好几千元钱。

三、 控制电话费的支出。

笔者在实际工作中,电话费的管理控制让我头疼不已。不开通市话的话,大家都说工作不方便;而开通市话的话,则电话费用就好象竹子,节节高。在电话费用的控制上,笔者也采取了很多的方法,但是,一直取不到很好的效果。下面笔者把自己采用的控制方法跟大家说说。

一是市话允许、国内长途限制、国外长途禁止的策略。为了一些正常办公的需要,一般市话都是允许的。国内长途的话,有部门的限制,如仓库、生产等部门就不能够拨打国内长途与国际长途,而只能够拨打市话。国外长途的话,则只允许销售部门与出货检验部分可以打。通过如此控制,最大限度的减少长途费用的支出。

二是通过通话时间长度限制。在实际工作中,笔者发现有些员工喜欢利用公司的电话跟情人或者朋友煲电话粥。这不仅导致电话费用支出庞大,而且也影响了正常的办公。所以公司规定,打电话要长话短说,一般的话,不允许超过五分钟。当超过五分钟的话,每过一分钟,电话就会自动提醒一次。

三是给公司员工开通虚拟网,费用有公司承担。如此的话,让公司员工之间的沟通,除了可以利用免费的公司内部固定电话内网号码之外,还可以使用虚拟网。这么做的话,也可以节省一笔不小的开支。因为笔者发现,有些员工员工更喜欢打对方手机,而不是固定电话,特别是当对方经常不在座位上时。所以,为员工开通企业虚拟网的话,则可以很大程度上减少电话费的支出。

四是不要给每个员工开通一个号码,也就是说,最好三、四位员工共用一个外线号码。如此的话,虽然可能给办公造成一定的影响,但是,确可以有效避免员工煲电话粥的现象。当员工看到别人在等着电话用,自然而然会养成长话短说的习惯。而且,如此的话,员工之间也会相互监督。

五是把部门的电话费用,也归入到部门费用控制中去。然后跟部门考核、员工的绩效考核奖金挂钩。这也可以在一定程度上,降低电话费用的支出。

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